Chi phí in có cần quản lý không ?
Với doanh nghiệp có hoạt động marketing thường xuyên, chi phí in ấn có thể chiếm 15–30% ngân sách marketing.
Không có kế hoạch, không có hệ thống theo dõi, doanh nghiệp thường đặt in "theo nhu cầu phát sinh". Điều này dẫn đến: in gấp (giá cao hơn), in ít số lượng nhiều lần thay vì gộp đơn (giá mỗi đơn vị cao hơn), không tận dụng được chiết khấu số lượng, và khó đánh giá hiệu quả ROI của từng vật phẩm in.
Bước 1: Kiểm kê nhu cầu in ấn hàng năm
Lập danh sách tất cả vật phẩm in bạn cần trong một năm:
- Namecard (cập nhật định kỳ, số lượng theo nhân viên).
- Tờ rơi (theo chiến dịch marketing).
- Banner sự kiện (theo lịch sự kiện năm).
- Poster cập nhật thông tin (giá mới, sản phẩm mới).
- Vật phẩm khai trương (nếu có mở cơ sở mới).
- Ấn phẩm văn phòng theo thương hiệu (bao thư, hộp giấy, bao bì...)
Nhìn tổng thể giúp bạn thấy được cơ hội gộp đơn và đặt trước để tiết kiệm.
Bước 2:Phân loại chi phí in
Chi phí cố định: Namecard nhân viên (cần mỗi khi có nhân viên mới), banner backdrop tại điểm bán (đầu tư một lần, dùng lâu dài).
Chi phí biến đổi theo chiến dịch: Tờ rơi khuyến mãi, poster thời vụ, vật phẩm sự kiện.
Chi phí khẩn cấp (cần giảm thiểu): In gấp trong ngày với giá premium. Phân loại này giúp xác định đâu là chi phí có thể tối ưu và đâu là chi phí khó tránh.
Bước 3: Gộp đơn để tiết kiệm
Nguyên tắc: thay vì đặt nhỏ lẻ 5–6 lần, gộp vào 1–2 đơn lớn. Ví dụ thực tế: thay vì in 200 namecard mỗi tháng × 12 lần = 12 đơn nhỏ, đặt 2.400 namecard một lần/năm và lưu kho. Tiết kiệm 30–50% chi phí mỗi tờ và 11 lần setup fee.
Điều kiện: thiết kế phải ổn định (không thay đổi thông tin).
Giải pháp: dùng QR code thay cho số điện thoại trực tiếp để dễ cập nhật sau.
Bước 4: Xây dựng template chuẩn
Mỗi lần thiết kế lại từ đầu tốn thời gian và có thể dẫn đến inconsistency.
Hãy tạo template chuẩn cho: namecard, tờ rơi A5, poster A2, standee roll-up. Template có các yếu tố cố định (logo, màu sắc, font) và vùng nội dung thay đổi (thông tin khuyến mãi, ngày tháng). Lần sau chỉ thay nội dung, không cần thiết kế lại — tiết kiệm thời gian và đảm bảo consistency.
Bước 5: Theo dõi ROI cho từng hạng mục
Dùng Excel hoặc Spreadsheet đơn giản: ghi lại mỗi đơn hàng in (ngày, loại sản phẩm, số lượng, chi phí), kênh phân phối và kết quả đo được (nếu có coupon code hoặc QR tracking).
Cuối quý xem xét: hạng mục nào tạo ra khách hàng thực tế, hạng mục nào không đo được hiệu quả. Dần dần tập trung ngân sách vào những gì thực sự hiệu quả. Liên hệ INATTA để tư vấn kế hoạch in ấn tối ưu cho cả năm với chiết khấu theo số lượng.
